Как проверить сертификат соответствия в реестре ФСА: инструкция

Где проверять сертификат и декларацию

Для сертификатов соответствия и деклараций действуют разные разделы публичного сервиса Росаккредитации. Сертификат ищут в реестре сертификатов, декларацию — в реестре деклараций. Адрес страницы должен относиться к домену pub.fsa.gov.ru: копия документа на сайте продавца или посредника не заменяет проверку официальной записи.

Если на документе есть QR-код, он может вести непосредственно к записи. После перехода всё равно проверьте адрес сайта и сведения в карточке: сам QR-код не подтверждает, что документ относится именно к вашему товару.

Как найти сертификат в реестре: пошаговая инструкция

Подготовьте регистрационный номер сертификата. Надёжнее копировать его из документа или копии, полученной от поставщика, чтобы не перепутать кириллицу и латиницу, цифру 0 и букву О. Затем откройте реестр сертификатов Росаккредитации и используйте форму поиска.

Если поиск по полному номеру не дал результата, сначала проверьте написание номера и убедитесь, что открыт нужный реестр. Для уточнения результатов используйте доступные фильтры — например, сведения о заявителе, изготовителе или продукции. Набор полей в интерфейсе может меняться, поэтому ориентируйтесь на подписи в актуальной версии сервиса.

Когда подходящая запись появится в результатах, не ограничивайтесь совпадением номера. Дальше действуйте по порядку:

• Откройте найденную запись, а не ограничивайтесь строкой в результатах поиска.
• Проверьте статус сертификата и даты начала и окончания его действия.
• Сверьте заявителя, изготовителя и орган по сертификации.
• Сопоставьте наименование продукции, модели, артикулы, назначение и другие признаки товара.
• Изучите указанные технические регламенты, стандарты и доступные сведения о доказательственных материалах.

Как проверить декларацию о соответствии

Декларацию проверяют по тому же принципу, но в отдельном реестре деклараций. Введите регистрационный номер, откройте карточку записи и последовательно сравните статус, срок действия, заявителя, изготовителя и описание продукции.

Важно не перепутать номер декларации с номером протокола испытаний или другого документа. Если в реестре найден похожий номер, но не совпадают заявитель, изготовитель либо продукция, такая запись не подтверждает применимость декларации к проверяемому товару.

Какие сведения нужно сопоставить с товаром

Статус «Действует» означает, что запись активна на момент проверки, но не доказывает автоматически, что документ относится к вашей поставке. Один изготовитель может выпускать разные изделия, а сходное торговое название не заменяет точного описания продукции в реестре.

Сначала сравните изготовителя и заявителя, затем — наименование продукции, модели, артикулы, состав, назначение и иные идентифицирующие признаки. После этого проверьте документы поставки и маркировку: они должны связывать фактический товар с изготовителем и продукцией, указанными в записи.

Что означают статусы документа

Действующий документ можно рассматривать дальше — проверять область действия и связь с товаром. Приостановленный сертификат или декларацию нельзя оценивать как действующее подтверждение до возобновления. Прекращённый документ больше не действует с указанной в записи даты.

Причина и дата изменения статуса важны для оценки конкретной поставки. Если статус неясен или в карточке есть противоречивые сведения, запросите разъяснение у заявителя либо органа, указанного в записи, до использования документа.

Что делать, если документ не найден

Сначала проверьте, правильно ли выбран реестр и без ошибок ли введён регистрационный номер. Уточните у поставщика, что вам передали именно сертификат или декларацию, а не протокол испытаний, добровольный документ либо черновик.

Если официальную запись найти не удалось, не делайте вывод о действительности документа только по скану. Попросите поставщика дать ссылку на карточку реестра и пояснить расхождение. Если запись есть, но данные товара, изготовителя или заявителя не совпадают, нужно установить причину различий и получить документы, подтверждающие связь с поставкой, либо подобрать применимый документ.

Можно ли использовать сертификат поставщика

Оформлять новый сертификат на каждого продавца не всегда требуется: значение имеет не название магазина, а продукция, изготовитель, заявитель, схема подтверждения и прослеживаемость поставки. Поэтому сертификат поставщика оценивают по записи в реестре и документам, связывающим товар с указанным изготовителем.

Нельзя ориентироваться только на совпадение общего названия — например, «светильник», «футболка» или «игрушка». Модель, артикул, назначение, состав и другие существенные характеристики должны входить в область действия документа.

Проверка документа для маркетплейса

Перед внесением сведений в карточку товара сравните реестр, маркировку, договорные документы и описание на площадке. Наименование, бренд, модель и характеристики в карточке не должны создавать впечатление, что сертификат или декларация относится к другой продукции.

Правила заполнения полей и проверки документов зависят от конкретного маркетплейса и могут меняться. Поэтому после проверки реестра отдельно сверяйтесь с актуальной инструкцией площадки.

Когда нужно проверять документ повторно

Статус записи может измениться, поэтому одной проверки на старте сотрудничества недостаточно. Повторно откройте реестр перед новой существенной поставкой, после замены изготовителя, изменения модели или состава товара, при расширении ассортимента и при запросе контрагента или площадки.

Универсальной периодичности для всех товаров нет. Частоту проверки определяют с учётом поставок, изменений продукции и условий работы, а результат фиксируют вместе со ссылкой на запись и датой просмотра.

Чтобы ничего не пропустить при повторной проверке, используйте основные контрольные точки из таблицы ниже.