Как проверить документы перед загрузкой товара на маркетплейс

Какие документы нужны для продажи на маркетплейсах

Единого комплекта для всех товаров нет: документы определяет законодательство, а не площадка. Wildberries и Яндекс Маркет отправляют проверять требования к одним и тем же источникам: постановлению Правительства № 2425, действующим техническим регламентам ЕАЭС и перечню продукции, подлежащей государственной регистрации. Если для товара документы обязательны, обычно это один из следующих:

• Сертификат соответствия, если для товара установлена обязательная сертификация.
• Декларация о соответствии, если предусмотрено декларирование.
• Свидетельство о государственной регистрации (СГР) для продукции из перечня, подлежащей госрегистрации.
• Регистрационное удостоверение на медицинские изделия и лекарства, а также данные о регистрации агрохимиката или пестицида для соответствующих товаров.

Нужно ли загружать отказное письмо в карточку товара

Wildberries и Яндекс Маркет в своих справках прямо указывают: в карточки не нужно загружать отказные письма, отрицательные решения по сертификации и добровольные сертификаты соответствия. На Wildberries, если разрешительные документы для товара не требуются, в карточке ставят отметку «Документы, подтверждающие безопасность, не требуются».

Для Ozon порядок сверяют в кабинете продавца: принимает ли площадка отказное письмо как загружаемый документ, уточняйте в справке Ozon Seller на дату загрузки.

Что изменилось в 2026 году

С 1 октября 2026 года действует Федеральный закон № 289‑ФЗ об отдельных вопросах регулирования платформенной экономики. Оператор платформы обязан проверять информацию, которую продавцы включают в карточку товара, на соблюдение обязательных требований к обороту товаров.

Как именно проверять, установило постановление Правительства РФ от 02.07.2026 № 821, которое действует с той же даты. Нужна ли проверка документа, площадка решает по 10-значному коду ТН ВЭД и (или) 9-значному коду ОКПД 2, которые указывает продавец. Для товара с обязательной сертификацией или декларированием эти коды должны совпасть с кодами в записи реестра, а статус документа — быть «действует». Если документ выдан в другой стране ЕАЭС, площадка дополнительно проверяет, не приостановлено ли его действие в России.

Проверка занимает до 3 рабочих дней, и без положительного результата карточку не размещают. После проверки площадка сама показывает в карточке сведения из реестра: изготовителя, продукцию, даты действия документа и ссылку на запись. Если запись в реестре изменится, карточку проверяют заново и при отрицательном результате снимают с размещения. Свидетельства о государственной регистрации так же сверяют с единым реестром СГР ЕАЭС.

Wildberries в справке, обновлённой 8 октября 2026 года, сообщает: если для товара обязательны разрешительные документы, их реквизиты нужно указать в карточке, а без обязательного документа такой товар продавать нельзя. Поэтому номер, тип и срок действия документа стоит проверять до загрузки и следить за ними после.

Где определить документ для товара

Перед загрузкой определяют, какой документ требуется конкретному товару. Для этого учитывают назначение, состав, возрастную категорию, конструкцию и изготовителя — одного названия категории в кабинете недостаточно.

Когда форма подтверждения определена, сверяют реестр, область действия документа, карточку, маркировку и поставку. Только после этого документ загружают и связывают с товарами.

Что подготовить к проверке

Подготовьте выбранный сертификат, декларацию или СГР, сведения о товаре и документы поставки. Отказное письмо Wildberries и Яндекс Маркет в карточки не принимают, поэтому его используют только для ответа контрагенту, если он его запросил. Протокол испытаний используют как доказательственный материал в предусмотренной процедуре, а УПД, накладную или спецификацию — для подтверждения связи поставки с изготовителем, импортёром или поставщиком.

Правила маркетплейса определяют поле и способ привязки, но не меняют установленную для товара форму оценки.

Что учитывать в кабинете площадки

Маркетплейсы используют разные разделы кабинета и способы привязки документов к товарам. Перед отправкой сверяют актуальную инструкцию выбранной площадки, но во всех случаях документ должен соответствовать продукции, карточке и фактической поставке.

Код ТН ВЭД и маркировка «Честный знак»

Код ТН ВЭД помогает найти позицию в перечнях, но не заменяет описание товара: один код может объединять изделия с разным назначением, материалами и возрастной категорией. Документ определяют по самому товару, а код используют как дополнительный признак.

С 1 октября 2026 года код важен и для самой площадки: по нему она решает, проверять ли документ, и сравнивает его с кодом в реестре. Поэтому коды ТН ВЭД и ОКПД 2 в карточке указывают такие же, как в записи о сертификате или декларации.

Маркировка «Честный знак» и подтверждение безопасности — разные требования. Код маркировки не заменяет сертификат, декларацию или СГР, а документ о соответствии не заменяет маркировку, если она обязательна для товара.

Что сверить перед загрузкой

Сертификат или декларацию находят в реестре Росаккредитации. Одного совпадения номера недостаточно: проверяют статус записи, заявителя, изготовителя, наименование продукции и приложение с моделями или артикулами.

Затем сведения сравнивают с карточкой, маркировкой и фактической поставкой. После смены изготовителя, поставщика, бренда, модели, состава или назначения проверку проводят заново — прежний документ может больше не охватывать товар.

Перед загрузкой пройдите по списку:

• Тип документа соответствует установленной форме оценки.
• Номер введён полностью и относится к выбранному типу.
• Коды ТН ВЭД и ОКПД 2 в карточке совпадают с кодами в записи реестра.
• Запись действует и не приостановлена.
• Изготовитель и продукция совпадают с карточкой и маркировкой.
• Модель или артикул присутствует в документе либо приложении.
• Срок действия охватывает нужный период, если документ не бессрочный.
• Поставка связана с изготовителем, импортёром или поставщиком, указанным в сопроводительных документах.

Можно ли использовать документ производителя или поставщика

Оформлять новый документ на каждого продавца требуется не всегда. Можно использовать документ производителя, импортёра или другого поставщика, если он относится к фактически продаваемой продукции и схема оценки допускает его применение в этой цепочке поставки.

Проверяют не только название бренда. Должны совпадать изготовитель, вид продукции, модели или артикулы и перечень охваченной продукции. Связь товара с поставщиком подтверждают УПД, накладной, договором или спецификацией. Если продукция выпущена другим изготовителем, отличается по назначению или отсутствует в приложении, чужой документ применять нельзя.

Почему документ отклоняют и что делать дальше

Отклонение не всегда означает, что нужно оформлять другой документ. Сначала открывают сообщение площадки и определяют источник проблемы: неверное поле, ошибка в номере, недействующая запись, расхождение карточки с областью действия или неподтверждённая цепочка поставки.

Повторная загрузка без исправления причины может привести к новому отказу и ограничению карточки по правилам площадки. Исправлять нужно фактическое расхождение: данные карточки — если ошибочна карточка, сведения о поставке — если не подтверждена связь, либо комплект разрешительных документов — если выбрана неверная форма оценки.

Порядок действий после отклонения такой:

• Сохранить текст причины отклонения и определить, к какому полю он относится.
• Повторно проверить форму оценки для конкретной продукции.
• Сверить реестр, приложение, карточку, маркировку и сопроводительные документы.
• Отделить позиции, которые не указаны в документе или приложении.
• Исправить найденное расхождение и только затем отправлять сведения повторно.